Egy új rendszer bevezetése minden esetben alapos előkészületeket igényel és egy jól meghatározott stratégia alapján történik. A bevezetés előtt megtervezzük a komplett rendszer működését és a korábban felmerült igények alapján projekttervet készítünk. Ez a projektterv fogja tartalmazni az elvégzendő feladatokat és a fontosabb mérföldköveket is. Miután elkészül a dokumentáció megosszuk Veletek és pontosítjuk a stratégiát. Amint ez megtörtént bekérjük a fejlesztéshez szükséges anyagokat, dokumentumokat és el is kezdődik a rendszer beállítása.
Elkezdjük a rendszer személyre szabását és lépésről lépésre haladunk a korábban meghatározott projektterv szerint. Szükség esetén pontosítunk és időről időre meetingeket szervezünk, ahol be tudunk Nektek számolni a rendszer aktuális állapotáról és megnézhetitek hol tart éppen a fejlesztés is. Elkészítjük az űrlapokat és a rendszert felkészítjük a weboldaladdal való kommunikációra. Létrehozzuk az ajánlatadáshoz és szerződés küldéshez szükséges automatizálható sablonokat és a hozzájuk tartozó automatizmusokat is. Addig haladunk amíg el nem érünk addig a pontig, amíg a rendszert már alkalmasnak látjuk a bevezetéshez. Ezt követően az elkészült rendszert folyamatosan teszteljük és tökéletesre csiszoljuk.
Az indulás előtt segítünk az űrlapok elhelyezésében és a weboldalad CRM rendszerrel való összekötésében is. Betanítjuk kollégáidnak a rendszer működését és igény szerint oktatási anyagokat is készítünk. Egyeztetünk egy időpontot, amikor a rendszert már élesben is el tudjuk indítani. Az elindulást követő néhány hétben aktívan figyeljük a rendszer működését és kijavítjuk az esetlegesen felmerülő hibákat. Ezt addig csináljuk amíg a rendszer működése tökéletes lesz.
Ahogy korábban leírtuk, ahhoz, hogy egy új rendszert bevezessünk létfontosságú a jól felépített stratégia. Ez a stratégia tartalmazza a rendszer bevezetéséhez szükséges feladatok listáját és az elvégzésükhöz szükséges határidőket is. Egy átlagos CRM rendszer bevezetés 3-6 hónap. Ez nagyban függ attól, hogy szakértőink mikor kapják meg a feladatik elvégzéséhez szükséges adatokat, dokumentumokat.
Az a cég, ahol jól működik a kommunikáció, és a megbeszéltek szerint, időben elküldik az építkezéshez szükséges infókat, nagyon gyorsan tud haladni a bevezetéssel. Egy átlagos, nem túl bonyolult rendszer bevezetését már három hónap alatt is el tudjuk végezni. Három hónap elteltével, miután elkészülnek az automatizmusok, az űrlapok, és kollégáid meg tudták tanulni a rendszer működését, vállalkozásod 100%-ban átállhat az új CRM rendszer használatára. Amerikában a legújabb startup cégek már az indulás előtt választanak maguknak vállalkozásukra szabott CRM rendszert, így arra a kérdésre, hogy mikor érdemes CRM rendszert bevezetnünk, teljesen egyértelmű a válasz: minél előbb annál jobb.
A precíz tervezés a legtöbb szakterületen elengedhetetlen, ez itt sincsen másképp. Egy jól felépített rendszer nem csak az emberi erőforrás költségét képes drasztikusan csökkenteni, hanem a meglévő ügyfélkezelési folyamatokat is hatékonyabbá, gyorsabbá és automatizálhatóvá képes alakítani. Egy jól beállított CRM rendszer segítségével az unalmas hétköznapi feladatok száma csökken és a vállalkozás hatékonysága az automatizmusoknak köszönhetően megnő.
Erre a kérdésre nem lehet konkrét választ adni. A bevezetés ára nagyban függ az elvégzendő feladatok mennyiségétől, minőségétől és az automatizálandó sales folyamatoktól. Ahhoz, hogy erre a kérdésre pontos választ adjunk minden esetben meg kell vizsgálnunk vállalkozásod működését és legalább egy közös online megbeszélést érdemes tartanunk. Ezt követően pontosabb képet kapunk az elvégzendő feladatokról és a bevezetendő rendszer komplexitásáról.
Miután elvégeztük a szükséges kutatásokat és már jobban rálátunk az elvégzendő feladatokra is, kiválasszuk a vállalkozásodhoz passzoló CRM rendszert és ajánlatot teszünk a komplett rendszer bevezetésére. Mivel minden vállalkozás egyedi ezért minden esetben egyedi árajánlatot készítünk, amely a feladatokra és vállalkozásod működésére szabottan készül el.
Egy jól beállított CRM rendszer rengeteg időt, pénzt és erőforrást spórol meg. Segítségével átlátható lesz:
• Az ügyfél kapcsolattartás
• Az értékesítés teljes folyamata
• Az elküldött ajánlatok és szerződések állapota
• Az aktuálisan futó projektek állapota
• Az elvégzendő feladatok listája
• A komplett gyártás folyamata
• Az ügyfélszolgálat működése
A legtöbb CRM rendszer nagyon jól személyre szabható, de nem mindegyik tartalmaz a vállalkozás működéséhez szükséges modulokat. Ahhoz, hogy erre a kérdésre válaszoljunk, előbb értsük meg a vállalkozás célját és működését, mert erre fogjuk majd az új épülő rendszerünket beállítani.
Manapság az online világból annyi információ érkezik, hogy ezt egy jól strukturált és automatizált rendszer nélkül képtelenség magas színvonalon feldolgozni. Ezt a multi cégek már évtizedek óta felismerték és most eljött az ideje annak, hogy a kis és középvállalkozások is előnyre tehessenek szert új CRM rendszerek bevezetésével.
Külföldön a legdinamikusabban növekedő vállalkozások nagy része az indulás pillanatában már használ valamilyen vállalatirányítási rendszert. Ez nem meglepő, ugyanis egy jól beállított CRM rendszer rengeteg költségtől és emberi beavatkozástól szabadítja meg még a kezdő vállalkozást is.
A CRM rendszerek nagyon jól felépítettek, ezért a fejlesztők gondoskodtak arról is, hogy a rendszer felhasználó barát is legyen. Ezért a használathoz nem lesz szükség semmilyen informatika tudásra. Ugyan úgy, ahogy az okostelefonunk napi használatához sem kell megtanulnunk semmilyen programozási nyelvet.
Igen, a legtöbb CRM rendszer az adatokat magas biztonságú felhő alapú szervereken tárolja, így az összes adat amit eltárolunk megfelel mindenféle GDPR törvények. Ezen kívül az IT vállalatok sokat költenek az IT biztonságra, így az adatok ellopása és a rendszer feltörése gyakorlatilag lehetetlen.
A piacvezető CRM rendszerek olyan modulokkal is rendelkeznek, amelyek csaknem az egész vállalkozást lefedik. Vállalkozásunk minden részlege örömmel lesz képes felhasználni a rendszer adottságait a mindennapi feladatok megoldásához. Lássuk mely területeket is tudnak lekezelni a CRM rendszerek:
• Felső- és középvezetés
• Értékesítés
• Iroda és adminisztráció
• Marketing
• Ügyfélszolgálat
• Pénzügy
• Projektmenedzsment
Korábban már említettük, hogy a rendszer megtervezéséhez és felépítéséhez komolyabb szaktudás szükséges, szerencsére azonban a használatához erre nincs semmi szükség. A legtöbb CRM rendszer annyira felhasználóbarát, hogy még azok is könnyedén elkezdhetik használni, akik még sosem láttak ilyen rendszert működés közben. A saját tapasztalatunk alapján azt tudjuk mondnai, hogy egy átlagos képességekkel rendelkező adminisztrátor, nagyjából 1-2 hét alatt el tudja sajátítani a rendszer használatát.
